Komunikasi adalah salah satu kunci kesuksesan dalam dunia pekerjaan dan pendidikan. Tidak sedikit, kegagalan dalam berkomunikasi menyebabkan kehilangan kesempatan terbaik bagi hidup kita. Cara berkomunikasi secara umum terbagi menjadi dua bagian yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tulisan. Kedua cara tersebut memiliki trik tersendiri dalam melakukannya. Berikut 7 jurus cerdas berkomunikasi tulisan melalui Email atau surat elektronik terutama saat Anda melamar pekerjaan atau menjadi pegawai baru disebuah perusahaan.
Pada setiap penyedia layanan Email seperti Yahoo, Gmail, Hotmail atau Email perusahaan tempat Anda bekerja biasanya terdapat menu pengaturan profil. Pada bagian pengaturan ini Anda dapat mengisi nama lengkap Anda, mengunggah foto resmi Anda, Alamat lengkap Anda, dan data pendukung Anda yang sebenarnya.
Perlu diingat, komunikasi Email adalah salah satu tuntutan saat ini, dimana setiap orang sebaiknya memiliki Email pribadi resmi atau bisa ditambah dengan Email lainnya untuk kebutuhan hiburan. Hal lain yang perlu Anda perhatikan pada pengaturan profil Email Anda adalah nama alamat email sebaiknya menggunakan sebagian atau seluruh nama Anda contoh andy.surya@gmail.com atau andy.surya@yahoo.com. Hal ini penting karena bagi penerima Email dapat mengetahui siapa yang telah mengirimkan Email kepadanya.
Selain itu, hindari alamat Email yang aneh atau tidak jelas seperti kurang-piknik@gmail.com atau lainnya yang tidak mencerminkan identitas Anda. Setelah Anda mengisi dengan benar dan lengkap profil Email, kini Anda dapat berjejaring dengan leluasa dengan orang lain.
Judul Email akan menggiring penerima Email untuk lebih memprioritaskan membacanya dibandingkan dengan Email tanpa judul. Jadi, jangan lupa cantumkan judul Email untuk komunikasi yang lebih baik.
Pada bagian penerima Email ada beberapa kategori penerima yaitu penerima langsung, dimana penerima Email adalah orang yang benar-benar Anda ajak berkomunikasi secara langsung. Penerima selanjutnya adalah Copy Carbon (CC), pada bagian ini penerima Email ditujukan untuk mengetahui bahwa Anda telah mengirim Email pada seseorang dengan diketahui penerima Email pada Copy Carbon (CC). Biasanya apabila ini terkait dengan lembaga atau perusahaan, orang yang menerima Email CC ini adalah atasan atau pimpinan Anda, untuk memberitahukan secara tidak langsung bahwa Anda telah melakukan komunikasi dengan seseorang. Jenis penerima lainnya adalah Blind Copy Carbon (BCC) dimana penerima Email utama Anda tidak mengetahui bahwa Email yang Anda kirimkan diterima oleh pemilik Email BCC. Pada bagian BCC dan CC ini perbedaan mendasarnya hanya pada penerima utama mengetahui atau tidak Email tersebut diterima siapa saja atau tidak. Jika BCC, penerima Email utama tidak mengetahui Email itu diterima oleh pemilik Email BCC siapa saja sedangkan Email CC, penerima mengetahui bahwa selain dirinya Email tersebut juga diterima oleh pemilik Email CC.
Kegunaan CC dan BCC ini adalah untuk memastikan informasi yang Anda komunikasikan berhak di ketahui siapa saja, terutama yang bersifat rahasia atau informasi penting yang wajib diketahui semua pihak pada perusahaan atau lembaga Anda. Jadi, pastikan Anda mengirim Email kepada penerima yang tepat.
Yth. Pimpinan PT. Nusa Graha
Di Tempat
Selamat Siang,
Pada bagian ini sepatutnya tidak berlebihan dan berpanjang lebar. Pastikan Anda menggunakan kalimat formal jika berkaitan dengan pekerjaan atau hal resmi lainnya. Apabila Anda akan membalas Email resmi dari seseorang sebaiknya Anda melakukan hal yang sama seperti diatas, yaitu menggunakan sapaan. Contoh sapaan pada saat Anda membalas Email resmi dari seseorang sebagai berikut:
Anda dapat membalas Email cukup dengan menyebutkan judul Email sebelumnya dan tidak perlu menjelaskan secara detail jam pengiriman Email atau hal lainnya yang kurang penting.
Contoh di atas adalah salah satu bagian perkenalan singkat diri Anda sebagai pengirim Email kepada penerima Email. Pada bagian perkenalan ini, informasi yang disampaikan adalah nama lengkap Anda, jabatan, atau bidang pekerjaan Anda. Perkenalan bermanfaat untuk membuat suasana keakraban dan kekeluargaan komunikasi tanpa mengabaikan etika dan norma kesantunan.
Pengaturan tanda tangan dapat Anda lakukan dengan klik menu pengaturan dan temukan kolom “tanda tangan” atau “signature”. Tanda tangan ini merupakan bagian penting dalam komunikasi Email yang menunjukkan identitas Anda bagi setiap penerima Email dan sebaiknya ditulis dalam dua bahasa. Berikut contoh tanda tangan pada Email resmi.
Jadi, pastikan Anda melakukan pengaturan tanda tangan dan perluas jaringan Anda melalui Email.
Pada contoh di atas, penyampaian informasi dilakukan secara singkat dengan menginformasikan bahwa detail kerjasama dapat dilihat pada lampiran. Hal ini perlu dilakukan untuk komunikasi efektif dan efisien.
Demikian 7 jurus cerdas berkomunikasi melalui Email, perluas jaringan Anda dan menangkan setiap kesempatan yang ada.
Ringkasan:
7 Tips Cerdas Cara Berkomunikasi Via Email Dengan Etika Yang Baik
- Pastikan Profil Email Anda Benar & Lengkap
- Jangan Pernah Mengirim Email Tanpa Judul
- Pastikan Alamat Copy Carbon atau Blind Copy Carbon Email Anda!
- Mulai Komunikasi Dengan Sapaan
- Perkenalkan Diri Anda Terlebih Dahulu
- Pastikan Anda Mencantumkan Tanda Tangan
- Lampirkan Berkas Sesuai Kebutuhan Anda
1. Pastikan Profil Email Anda Benar & Lengkap
Saat Anda akan mulai menggunakan Email untuk berkomunikasi dengan orang lain sebaiknya cek terlebih dahulu profil Anda. Profil Email Anda adalah identitas Anda pertama kali yang akan dilihat oleh penerima Email Anda. Profil Email sebaiknya diisi dengan nama asli Anda dan bukan nama samaran karena hal ini seperti disampaikan di awal adalah perwajahan Anda dengan penerima Email.Pada setiap penyedia layanan Email seperti Yahoo, Gmail, Hotmail atau Email perusahaan tempat Anda bekerja biasanya terdapat menu pengaturan profil. Pada bagian pengaturan ini Anda dapat mengisi nama lengkap Anda, mengunggah foto resmi Anda, Alamat lengkap Anda, dan data pendukung Anda yang sebenarnya.
Perlu diingat, komunikasi Email adalah salah satu tuntutan saat ini, dimana setiap orang sebaiknya memiliki Email pribadi resmi atau bisa ditambah dengan Email lainnya untuk kebutuhan hiburan. Hal lain yang perlu Anda perhatikan pada pengaturan profil Email Anda adalah nama alamat email sebaiknya menggunakan sebagian atau seluruh nama Anda contoh andy.surya@gmail.com atau andy.surya@yahoo.com. Hal ini penting karena bagi penerima Email dapat mengetahui siapa yang telah mengirimkan Email kepadanya.
Selain itu, hindari alamat Email yang aneh atau tidak jelas seperti kurang-piknik@gmail.com atau lainnya yang tidak mencerminkan identitas Anda. Setelah Anda mengisi dengan benar dan lengkap profil Email, kini Anda dapat berjejaring dengan leluasa dengan orang lain.
2. Jangan Pernah Mengirim Email Tanpa Judul!
Bagi Anda yang belum terbiasa mengirim Email dengan judul sebaiknya Anda tinggalkan kebiasaan tersebut. Etika komunikasi Email memerlukan langkah cerdas untuk bisa berkomunikasi efektif, salah satunya memberikan judul pada Email Anda. Hal ini penting dilakukan pada saat mengirim Email karena sebagian penerima Email melakukan pengaturan spam yang membuat Email Anda tidak terbaca langsung oleh si penerima karena tidak memiliki judul.Judul Email sebaiknya dibuat dalam kalimat yang pendek, efektif dan efisien. Anda tidak disarankan membuat judul Email yang terlalu panjang karena detail komunikasi akan Anda sampaikan pada bagian isi Email. Salah satu contoh judul Email yang efektif seperti ini “Pelaporan Kinerja Perusahaan Tahun 2017” atau “Program kerja tahun 2018 sub bagian keuangan”.
Judul Email akan menggiring penerima Email untuk lebih memprioritaskan membacanya dibandingkan dengan Email tanpa judul. Jadi, jangan lupa cantumkan judul Email untuk komunikasi yang lebih baik.
3. Pastikan Alamat Copy Carbon atau Blind Copy Carbon Email Anda!
Mengirim pesan melalui Email dapat dilakukan sekaligus ke beberapa alamat. Sebelum Anda memutuskan mengirimkan Email kepada seseorang sebaiknya pastikan terlebih dahulu siapa saja yang akan menerima Email tersebut.Pada bagian penerima Email ada beberapa kategori penerima yaitu penerima langsung, dimana penerima Email adalah orang yang benar-benar Anda ajak berkomunikasi secara langsung. Penerima selanjutnya adalah Copy Carbon (CC), pada bagian ini penerima Email ditujukan untuk mengetahui bahwa Anda telah mengirim Email pada seseorang dengan diketahui penerima Email pada Copy Carbon (CC). Biasanya apabila ini terkait dengan lembaga atau perusahaan, orang yang menerima Email CC ini adalah atasan atau pimpinan Anda, untuk memberitahukan secara tidak langsung bahwa Anda telah melakukan komunikasi dengan seseorang. Jenis penerima lainnya adalah Blind Copy Carbon (BCC) dimana penerima Email utama Anda tidak mengetahui bahwa Email yang Anda kirimkan diterima oleh pemilik Email BCC. Pada bagian BCC dan CC ini perbedaan mendasarnya hanya pada penerima utama mengetahui atau tidak Email tersebut diterima siapa saja atau tidak. Jika BCC, penerima Email utama tidak mengetahui Email itu diterima oleh pemilik Email BCC siapa saja sedangkan Email CC, penerima mengetahui bahwa selain dirinya Email tersebut juga diterima oleh pemilik Email CC.
Kegunaan CC dan BCC ini adalah untuk memastikan informasi yang Anda komunikasikan berhak di ketahui siapa saja, terutama yang bersifat rahasia atau informasi penting yang wajib diketahui semua pihak pada perusahaan atau lembaga Anda. Jadi, pastikan Anda mengirim Email kepada penerima yang tepat.
4. Mulai Komunikasi Dengan Sapaan
Hal penting selanjutnya saat berkomunikasi dengan Email adalah menggunakan kalimat sapaan pada awal Email Anda. Salah satu contoh sebagai berikut:Yth. Pimpinan PT. Nusa Graha
Di Tempat
Selamat Siang,
Sapaan merupakan salah satu bagian penting yang menunjukkan Anda menghormati penerima Email sebagai orang yang diajak berkomunikasi.
Pada bagian ini sepatutnya tidak berlebihan dan berpanjang lebar. Pastikan Anda menggunakan kalimat formal jika berkaitan dengan pekerjaan atau hal resmi lainnya. Apabila Anda akan membalas Email resmi dari seseorang sebaiknya Anda melakukan hal yang sama seperti diatas, yaitu menggunakan sapaan. Contoh sapaan pada saat Anda membalas Email resmi dari seseorang sebagai berikut:
Yth. Bapak Andri Direktur PT. Nusa Graha,
Selamat siang,
Berkaitan dengan Email Bapak sebelumnya terkait,...
Anda dapat membalas Email cukup dengan menyebutkan judul Email sebelumnya dan tidak perlu menjelaskan secara detail jam pengiriman Email atau hal lainnya yang kurang penting.
5. Perkenalkan Diri Anda Terlebih Dahulu
Pada saat Anda memulai berkomunkasi dengan Email, selain alamat, sapaan dan judul Email, hal lain yang perlu diperhatikan adalah pengenalan sekilas diri Anda baik komunikasi awal atau balasan. Contoh perkenalan diri adalah sebagai berikut:Yth. Bapak Andri Direktur PT. Nusa Graha,
Selamat siang,
Berkaitan dengan Email Bapak sebelumnya terkait dengan penawaran Kerjasama proyek, perkenalkan Saya Andy Kepala bagian Kerjasama PT. Adipratama ingin memberikan penjelasan terkait prosedur kerjasama proyek tersebut.
Contoh di atas adalah salah satu bagian perkenalan singkat diri Anda sebagai pengirim Email kepada penerima Email. Pada bagian perkenalan ini, informasi yang disampaikan adalah nama lengkap Anda, jabatan, atau bidang pekerjaan Anda. Perkenalan bermanfaat untuk membuat suasana keakraban dan kekeluargaan komunikasi tanpa mengabaikan etika dan norma kesantunan.
6. Pastikan Anda Mencantumkan Tanda Tangan
Anda dapat melakukan pengaturan tanda tangan pada bagian akhir Email Anda dimana setiap Anda mengirimkan Email, tanda tangan ini akan otomatis tercantum pada Email yang terkirim. Pencantuman tanda tangan pada Email adalah untuk menunjukkan profesionalitas dan loyalitas Anda pada perusahaan atau lembaga.Pengaturan tanda tangan dapat Anda lakukan dengan klik menu pengaturan dan temukan kolom “tanda tangan” atau “signature”. Tanda tangan ini merupakan bagian penting dalam komunikasi Email yang menunjukkan identitas Anda bagi setiap penerima Email dan sebaiknya ditulis dalam dua bahasa. Berikut contoh tanda tangan pada Email resmi.
Andy Surya
Kepala Kerjasama PT. Adiputro
Phone: 021 3225000
HP/Mobile: 081234666500
Website: www.adiputro.org
Jadi, pastikan Anda melakukan pengaturan tanda tangan dan perluas jaringan Anda melalui Email.
7. Lampirkan Berkas Sesuai Kebutuhan Anda
Berkomunikasi Email sebaiknya memperhatikan efektifitas bahasa dan efisiensi ruang penulisan badan Email. Email yang terlalu panjang kemungkinan besar tidak akan terbaca keseluruhan oleh penerima Email. Bayangkan apabila penerima Email harus membaca ratusan Email setiap hari, jadi apabila harus membaca isi Email yang panjang lebar tentunya kemungkinan besar Email Anda dilewatkan atau diabaikan untuk sementara waktu. Pada bagian Email terdapat menu lampiran atau Attachment yang berguna untuk menyimpan berkas penjelasan isi Email. Contohnya pada saat Anda akan melamar pekerjaan, sebaiknya surat lamaran, CV dan ijazah Anda tidak disimpan pada bagian isi Email, tapi sebaiknya disisipkan pada lampiran. Anda dapat memberitahukan pada bagian isi Email bahwa detail penjelasan terlampir atau dokumen pendukung terlampir. Berikut contoh penyampaian lampiran pada badan Email.Yth.Bapak Andri Direktur PT. Nusa Graha,
Selamat siang,
Berkaitan dengan Email Bapak sebelumnya terkait dengan penawaran Kerjasama proyek, perkenalkan Saya Andy Kepala bagian Kerjasama PT. Adipratama ingin memberikan penjelasan terkait prosedur kerjasama proyek tersebut. Secara umum prosedurnya adalah pengajuan secara tertulis dari pihak Bapak, berikut saya lampirkan prosedur detail kerjasama (terlampir).
Pada contoh di atas, penyampaian informasi dilakukan secara singkat dengan menginformasikan bahwa detail kerjasama dapat dilihat pada lampiran. Hal ini perlu dilakukan untuk komunikasi efektif dan efisien.
Demikian 7 jurus cerdas berkomunikasi melalui Email, perluas jaringan Anda dan menangkan setiap kesempatan yang ada.